Event Tag

Zes super handige event tools

Ontdek welke tools je voor, tijdens en na jouw event in kunt zetten om het tot een succes te maken. We kunnen wel tientallen op een rij zetten, maar dan zitten we hier volgende week nog. Daarom delen we met jou de zes tools waarvan wij denken dat ze zeker van meerwaarde zijn voor, tijdens of na je event.

Vooraf

Events plannen met Asana

Een geslaagd event organiseren valt of staat met een goede planning en een duidelijke taakverdeling. Wij zweren bij Asana als tool voor het plannen van een event. Voor alle betrokken teamleden is overzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Asana biedt een duidelijk overzicht van alle taken die je hebt aangemaakt en de bijbehorende deadlines. Ook kun je via deze tool eenvoudig communiceren met je collega-organisatoren.

Gasten uitnodigen met InvitesYou 

De planning staat en je hebt een gestructureerde planning. Maar, hoe bereik je je gasten? Met de handige tool InvitesYou maak je eenvoudig een persoonlijke uitnodiging die je kunt delen op je eigen manier. Handig als een deel van de doelgroep goed bereikbaar is via e-mail, en een ander deel juist via WhatsApp. Je krijgt namelijk een unieke link die je kunt delen op je eigen manier. In een oogopslag zie je wie er wel en wie er niet komt. Het enige wat je gasten hoeven te doen is zich aanmelden met een klik op de knop.

Tijdens

Een creatief aandenken met AIR Graffiti Wall

Photobooths zijn bijna altijd een succes op je event, maar wees eerlijk, inmiddels kennen we die nu wel. AIR Graffiti Wall maakt het mogelijk om digitale kunstwerken te creëren. Met een virtuele spuitbus bewerk je de zojuist gemaakte foto tot een kunstige creatie. Je gasten gaan naar huis met een unieke, zelf bewerkte foto als herinnering. Oja, de foto is ook nog eens te customizen naar de huisstijl van jouw event. Zo blijf je ook in de weken na het event top of mind bij je gasten.

AIR Graffiti WALL

Op een leuke manier netwerken

Iets wat vaak terugkomt tijdens telefoontjes met respondenten voorafgaand aan een event, is dat gasten behoefte hebben aan het leggen van relevante contacten en het delen van ervaringen tijdens een event. Het ‘Deel je ervaringen’-netwerkspel van Yes! We Connect helpt je gasten om op een laagdrempelige manier in gesprek te gaan. Gasten helpen elkaar verder door kennis, contacten en ervaringen te delen. Binnen 30 minuten wisselen 10 personen 90 ervaringen (vraag en antwoord)  met elkaar uit. Hierdoor gaat iedereen naar huis met een concreet resultaat en kan vervolgens meteen aan de slag. Lees meer over hoe we deze tool hebben ingezet bij het ‘Maar, hoe dan’-seminar van iWink.

Seminar 'Maar hoe dan' | iWink

Na

Eventregistratie: een live magazine

Verras je gasten met iets anders dan een foto- of videoverslag. Wist je dat je een live magazine kunt laten maken dat tijdens je event wordt geschreven en indien wenselijk zelfs aan het einde van de dag gepubliceerd kan worden? Nodig het team van Live Magazine uit op je event en zij zorgen voor de rest. Ook als het event is afgelopen kun je het magazine nog goed inzetten. Bijvoorbeeld als relatiegeschenk, of in je employer branding.

Hebben we je door bovenstaande tips geïnspireerd en wil je iets organiseren? Maar weet je niet waar je moet beginnen? Lees dan eerst even onze blog: ik wil ‘iets’ organiseren, waar begin ik

Uiteraard helpen we je graag om een succesvol evenement te organiseren. Heb je alleen een tof concept nodig omdat je de realisatie zelf kunt doen? Ook dat kan! Wees welkom en neem contact met ons op. 

We helpen je graag

Ik wil ‘iets’ organiseren, waar begin ik?

Een goed relatiemoment brengt gedragsverandering tot stand. Mits je het evenement, de bijeenkomst of het gesprek goed organiseert. Wat is je doel? Wie zijn je gasten? Wat moet het hen opleveren? Het EMG Canvas van Event Model Generation helpt je in kaart te brengen wat er nodig is om een waardevol relatiemoment te organiseren met als resultaat een optimale klantbeleving en gasten die met het gewenste gedrag vertrekken.

Voor wie organiseer je?

Voordat je begint met het invullen van het EMG Canvas, bepaal je wie de stakeholders zijn. Wie zijn er naast je gasten nog meer betrokken bij het evenement? Stel, je organiseert een relatie-evenement voor bestaande klanten, dan zijn je medewerkers daar bijvoorbeeld ook bij betrokken.

Vul het EMG Canvas in!

Zijn de stakeholders bekend? Vul dan per stakeholder het EMG Canvas in en beantwoord daarvoor de volgende vragen:

  • Wat is zijn/haar huidige gedrag?
  • Wat is zijn/haar gewenste gedrag?
  • Wat zijn zijn/haar angsten, frustraties en obstakels?
  • Wat offert hij/zij om bij het event aanwezig te zijn?
  • Wat verwacht hij/zij daarvoor terug?
  • Wat wil hij/zij, wat heeft hij/zij nodig en droomt hij/zij over?
  • Wat zijn zijn/haar verwachtingen van het event?
  • Hoe beoordeelt hij/zij zijn/haar ervaring in vergelijking met zijn/haar verachting?
  • Wat zijn de kosten van het event?
  • Wat zijn de opbrengsten van het event?
  • Welke taken help je hem/haar uit te voeren?
  • Wat belooft het event te bewerkstelligen?
  • Wat kan hij/zij leren?
  • Welke chronologische touchpoints ervaart hij/zij?

Bekijk ook het filmpje waarin het EMG Canvas in 111 seconden wordt uitgelegd.

Doe het niet alleen

Wat willen je gasten? Wat zijn hun vragen? Hoe kun jij helpen? Bij voorkeur vul je het EMG Canvas samen met je stakeholders in. Dat is niet alleen heel sympathiek naar je gasten, maar het helpt je vooral om het relatiemoment nog waardevoller te maken.

Hulp nodig?

Wij helpen je graag om een concept voor een goed, succesvol en waardevol relatiemoment in kaart te brengen. Alleen of samen met je stakeholders. Met als doel om een relatiemoment te creëren dat gedragsverandering te weeg brengt, met als gevolg een duurzame relatie, meer business en zichtbaarheid. Wees welkom en neem contact op met ons.

Het EMG Canvas is een initiatief van Roel Frissen and Ruud Janssen. Kijk op www.eventmodelgeneration.com voor meer informatie over het model.